Convoquer son AG : la checklist pour ne rien oublier
Publication 1 avril 2026
L’assemblée générale est un moment clé pour votre ASBL. Mais avant que les membres se réunissent, il y a une étape souvent sous-estimée : la convocation.
Mal réalisée, elle peut fragiliser toutes les décisions prises.
Voici ce que vous devez vérifier, point par point.
Les mentions obligatoires
Le Code des sociétés et des associations (CSA) impose un minimum clair. La convocation doit impérativement contenir :
- un ordre du jour (ODJ) complet — tous les points à débattre doivent y figurer ;
- la date de l’assemblée, conforme aux statuts (sauf report) ;
- les modalités de tenue (en présentiel, à distance ou par écrit) ;
- le lieu de la réunion ;
- l’heure de début.
En pratique, l’AG ne se limite pas à l’approbation des comptes, la validation du budget et à la décharge des administrateurs. Elle est souvent utilisée pour traiter d’autres sujets : nominations, renouvellements ou révocations d’administrateurs, voire certaines décisions budgétaires.
💡 Spécificité pour les grandes ASBL
L’approbation du rapport de gestion et la décharge au commissaire doivent également figurer à l’ODJ. Ne les oubliez pas dans votre convocation.
Les documents à joindre
Les documents utiles doivent être communiqués en même temps que la convocation. A minima :
- le projet de comptes annuels ;
- le budget ;
- tout document en lien avec les points inscrits à l’ordre du jour.
L’enjeu est simple : permettre aux membres de se prononcer en connaissance de cause. Un membre qui ne dispose pas des informations nécessaires pourrait contester la validité des décisions prises.
- Notre modèle de statuts dans lequel les modifications à apporter sont clairement identifiées et expliquées.
- La note explicative qui reprend en détail les démarches à réaliser pour pouvoir organiser votre AG et publier les statuts modifiés.
Le délai à respecter — et à prouver
L’AG doit se tenir dans les six premiers mois de l’exercice et les membres effectifs y sont convoqués dans un délai de quinze jours calendaires complets. Le CSA laisse une liberté quant au mode d’envoi (courrier, e-mail…). En pratique, il convient de veiller à :
- l’envoi des convocations qui doit pouvoir être prouvé ;
- en cas de report, l’organe d’administration doit acter la situation dans un procès-verbal de carence. Ce report ne peut, en principe, excéder le délai de six mois.
Points d’attention spécifiques
Quelques règles souvent oubliées :
- si l’AG se tient à distance (par voie électronique ou par écrit), ces modalités doivent être clairement précisées dans la convocation ;
- evitez de concentrer des décisions lourdes à l’ODJ (modification des statuts, changement d’objet…) : elles nécessitent des conditions de vote et présence spécifiques et méritent souvent une assemblée dédiée.
📋Pour ne rien oublier, consultez notre modèle de convocation d’assemblée générale, accessible gratuitement sur notre site, ou contactez nos conseillers pour un accompagnement personnalisé.
