L’approbation du procès-verbal vise à confirmer que l’écrit archivé est bien conforme à ce qui a été décidé lors de la réunion d’AG ou de l’OA. Dès qu’une décision est prise, elle sort ses effets sur le plan juridique (et même si le PV est finalisé quelques temps près). Donc, ne pas approuver un PV ne revient pas à annuler les décisions qui ont été prises, et pour preuve, certaines décisions sont mises en application dès la fin de la réunion.
Contester le contenu d’un PV, ou en refuser l’approbation doit donc se limiter à des aspects formels d’archivage (le PV est-il correctement rédigé, et atteste-t-il correctement des discussions qui ont eu lieu, et des décisions qui ont été prises ?). Pour éviter tout doute, nous recommandons la rédaction du PV en direct lors de l’AG ou de l’OA (partage d’écran via projecteur ou logiciel de videoconférence) : le PV sera ainsi approuvé « en direct », et au plus tard dès la fin de la séance.