Dans quelques semaines, la saison des assemblées générales sera lancée !  Pour que ce moment important (et obligatoire) se passe au mieux, nous vous proposons un récapitulatif des choses à faire avant, pendant et après votre AG !

Avant l’AG

Votre AG doit se tenir au plus tard 6 mois après la clôture de vos comptes et elle doit être convoquée 15 jours avant la date de la réunion.

Cette convocation* doit contenir obligatoirement la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour de la réunion. Aussi, joindre un ensemble de document tels que les comptes annuels, le budget ou le rapport d’activité permettra aux membres d’en prendre connaissance et de préparer l’AG.

L’ordre du jour de l’AG devra au minimum contenir les points suivants :

• Approuver les comptes 2024
• Voter la décharge aux administrateurs
• Valider le budget 2025 (sauf si le budget a déjà été validé lors d’une AG précédente)

D’autres points pourront être ajoutés en fonction de l’actualité de votre structure comme la mise à jour de vos statuts , ou des nominations ou démissions d’administrateurs.

Pour rappel, depuis le 1/1/2024, vos statuts doivent être conformes au Code des Sociétés et des Associations (CSA). La Boutique de Gestion peut vous accompagner dans cette mise en conformité si nécessaire.

Pendant l’AG

Profitez de votre AG pour mettre à jour votre registre des membres effectif*. Pour faciliter le suivi, essayez de réaliser le PV* de la réunion « en direct ». Veillez que ce PV soit fidèle aux échanges et reprennent les quorums de présence et de vote pour chaque décision prise.

Après l’AG

Au plus tard 1 mois après l’AG, vous devez :

• Déposer les comptes* au greffe ou à la BNB.
• Déposer les formulaires I et II* au greffe si une publication est nécessaire (modification des statuts, de l’OA, du siège social, …)

N’oubliez pas de mettre à jour votre registre UBO*. Cette mise à jour doit être réalisée annuellement, même si aucun changement n’a eu lieu au sein de l’OA.

*Des modèles et des notes explicatives sont disponibles gratuitement sur notre site dans les parties droit des ASBL et Compta/fiscalité.

Nous proposons également un ensemble de formations sur la gestion des ASBL.

Une actu rédigée par l’équipe conseil de La Boutique de Gestion – info@boutiquedegestion.be