Faut-il être majeur pour être volontaire pour une ASBL, ou pour siéger à l'AG ou à l'OA ?
Toute personne majeure (18 ans et plus) est considérée comme ayant la capacité juridique. Néanmoins, pour certains actes (par exemple, des contrats étudiants, des contrats de bail ) on considère qu'un mineur pourrait déjà avoir la capacité juridique pour s'engager personnellement. C'est d'ailleurs largement le cas si un mineur désire faire du volontariat pour une ASBL, et pour plus d'informations à ce sujet, vous pouvez consulter le site de la Plateforme francophone du Volontariat.
Cependant, compte tenu de la responsabilité liée au mandat d’administrateur, que cette personne soit représentée ou pas par un majeur, il est cependant fortement déconseillé de nommer un mineur à l’OA. Par ailleurs, en cas d’action en responsabilité, le fait qu’il soit représenté par une autre personne, siégeant dans le même OA pourrait être vu comme aggravant sur le plan de l'appréciation de la faute.
A contrario, et étant donné le fait qu'il soit très peu probable qu'un membre de l'AG soit responsable, un mineur peut tout à fait être admis en cette qualité au sein d'une ASBL.
Quelles sont les formalités liées aux PV d'AG et d'OA?
Le CSA n'impose pas de forme concernant les procès verbaux des réunions de l'organe d'administration et des assemblées générales.
L'aspect important est surtout la responsabilité de l'OA, et qu'à ce titre, il veille à se ménager la meilleure preuve des décisions prises lors de ces réunions.
Dans Outils / Documents en droit des asbl à télécharger, des modèles de PV d'AG et d'OA sont disponibles.
Je suis membre et/ou administrateur d'une ASBL, puis-je être rémunéré ?
Oui, et précisément :
- Pour un membre (AG), il peut être rémunéré en tant que salarié ou indépendant, ou défrayé en tant que volontaire.
- Pour un administrateur (OA), le mandat est très généralement gratuit (non rémunéré). Ceci n'empêche donc pas que l'administrateur puisse être remboursé des frais qu'il engage dans le cadre de son mandat, ou qu'il puisse recevoir un défraiement forfaitaire conformément à ce qui est prévu dans le cadre du volontariat. Par ailleurs, son mandat peut être exercé "à titre onéreux", ce qui implique qu'il peut être rémunéré via jetons de présence (et selon le montant total annuel de ces jetons , il devra peut-être avoir le statut d'indépendant). Un administrateur peut également être salarié de l'association, mais pour des tâches distinctes de celles qu’il exécute dans le cadre de son mandat d'administrateur. Cela veut donc dire que pour ces tâches exécutées dans le cadre du contrat de travail, il pourra recevoir un salaire, et qu'à l'inverse, pour les réunions de l'OA, il ne pourra recevoir que des jetons de présence, ou exercer son mandat gratuitement (et en recevant éventuellement des défraiements).
Par ailleurs, trois balises légales doivent être impérativement respectées :
- La définition d'une ASBL, qui interdit l'enrichissement, et qui implique que les montants octoyés au membre ou à l'administrateur (salaires, revenus d'indépendants ou jetons) soient raisonnables.
- Les mécanismes légaux applicables aux conflits d'intérêts, qui ne s'appliquent qu'aux administrateurs, et qui impliquent que si un administrateur a un intérêt patrinonial relativement à une décision qui doit être prise par l'OA, il ne peut participer à cette décision (ex : un administrateur / consultant qui va devoir réaliser une mission pour l'ASBL).
- Si l'administrateur ou le membre est salarié de l'ASBL, le lien de subordination doit être réel, c'est à dire qu'il doit effectivement être placé sous l'autorité et le contrôle de son employeur, c'est à dire l'OA (par exemple, l’existence d’instructions provenant de l'OA, la justification par le salarié de ses heures d’absence, le fait d'adresser ses demandes de congé à l'OA, etc.).
Pour plus d'informations sur ces aspects, consultez nos formations en droit des ASBL.
Comment organiser un CA ou une AG en présentiel ou à distance ?
Hormis la réunion en présentiel, qui offre toutes les garanties sur le plan de la gouvernance, le CSA prévoit deux autres modes de réunion, qui sont :
- La procédure écrite (par exemple via l'envoi d'un PV pré-écrit) et pour autant que la décision prise par écrit le soit à l'unanimité (il faut donc que tous les membres, ou que tous les administrateurs valident l'écrit). Sur le plan légal, le CSA prévoit cette procédure pour l'AG (article 9:14/1) et pour l'OA (article 9:9).
- La procédure par voie électronique (via un logiciel de videoconférence), et dans ce cas, les procédures (et notamment aux niveau des quorums de présence et de vote) sont les mêmes que pour une AG en présentiel. Sur le plan légal, le CSA prévoit cette procédure pour l'AG uniquement (article 9:16/1), et en conséquence, certains auteurs considèrent qu'une réunion d'OA ne peut avoir lieu par voie électronique. A notre sens, une réunion d'OA peut cependant avoir lieu par voie électronique si l'ensemble des administrateurs acceptent ce mode de réunion, et pour autant que la collégialité soit garantie.
Pour plus d'informations à propos de ces modes de réunion d'OA et d'AG, consultez l'article rédigé par La Boutique de Gestion sur les nouveaux modes d’organisation d’une AG.
Qu'est-ce que le "registre des membres effectifs" et comment le remplir ?
Le registre des membres effectifs est une obligation pour toute ASBL, et il reprend au moins les noms, prénoms et domicile des membres (et si le membre est une personne morale, le registre reprend la dénomination sociale, la forme juridique, le numéro d'entreprise et le siège social ainsi que les nom, prénoms de leur(s) représentant(s) personnes physiques).
Ce registre est une responsabilité de l'organe d'administration qui doit le tenir à jour, et il est conservé au siège social. Il peut être consulté par tous les membres effectifs.
Un modèle de registre des membres effectifs est proposé dans Outils / Documents en droit des asbl à télécharger.
Est-ce qu'un membre ou un administrateur qui a démissionné peut ensuite réintégrer l'AG ou l'OA ?
La démission est irrévocable dès le moment où elle est notifiée (dans un PV, oralement ou via un écrit comme un mail). Cela signifie que l’administrateur ou le membre qui a démissionné ne peut plus ensuite "revenir sur sa décision". Pour que ce dernier puisse à nouveau siéger à l’AG, il doit être admis selon les règles prévues dans les statuts, et pour pouvoir à nouveau siéger à l'OA, il doit être nommé par l’AG.
Est il obligatoire d'appliquer une cotisation pour les membres ?
La cotisation n'est pas obligatoire.
Par contre, si vous prévoyez une cotisation, les statuts doivent préciser le montant maximum et l'instance (AG ou OA) qui fixe la cotisation annuelle. Le montant peut être différent en fonction des catégories de membres, ou peut être différent en fonction des membres si calculé sur base de critères objectifs (ex : les communes membres de l'ASBL payent une cotisation au prorata du nombre d'habitants).
La démission d'un membre ou d'un administrateur est-elle immédiate ?
Pour un membre (AG) ou un administrateur (OA), une démission est effective dès qu’elle est notifiée (et donc, à la date du mail ou du PV par ex). L’AG (ou autre instance) n’a pas à accepter ou valider cette démission. Elle se contentera d’acter au moment de la réunion suivante. Cependant, si cette démission entraine que le nombre d'administrateurs à l'OA, ou le nombre de membres à l'AG tombe en dessous du minimum légal (3 administrateurs, ou 2 membres) ou statutaire, le démissionnaire devra attendre d’être remplacé.
A noter que si les statuts prévoient que la démission doit être acceptée pour être effective, ce type de disposition pourrait être considérée comme nulle, car contraire à la liberté d'association telle qu'édictée par la Loi du 24 mai 1921 (qui garantit que "Nul ne peut être contraint de faire partie d'une association ou de n'en pas faire partie.").
La démission prend donc cours dès notification par le démissionnaire, même si, concernant l'OA, elle ne sera opposable aux tiers qu'à partir du moment où elle est publiée au Moniteur (les tiers sont les personnes qui ne siègent pas à l’AG ou à l'OA, et donc celles qui sont "à l’extérieur" de l’ASBL).
Quelle est la valeur d'un PV qui n'est pas approuvé ?
L'approbation du procès-verbal vise à confirmer que l’écrit archivé est bien conforme à ce qui a été décidé lors de la réunion d'AG ou de l'OA. Dès qu'une décision est prise, elle sort ses effets sur le plan juridique (et même si le PV est finalisé quelques temps près). Donc, ne pas approuver un PV ne revient pas à annuler les décisions qui ont été prises, et pour preuve, certaines décisions sont mises en application dès la fin de la réunion.
Contester le contenu d'un PV, ou en refuser l'approbation doit donc se limiter à des aspects formels d'archivage (le PV est-il correctement rédigé, et atteste-t-il correctement des discussions qui ont eu lieu, et des décisions qui ont été prises ?). Pour éviter tout doute, nous recommandons la rédaction du PV en direct lors de l'AG ou de l'OA (partage d'écran via projecteur ou logiciel de videoconférence) : le PV sera ainsi approuvé "en direct", et au plus tard dès la fin de la séance.
Peut-on faire partie d'une ASBL en tant que demandeur d'emploi, bénéficiaire du revenu d'intégration ou d'indemnités de sa mutuelle ?
Vous pouvez de toute façon faire partie de l'AG, en tant que membre.
Par contre, la participation à l'OA en tant qu'administrateur·trice - et donc à la gestion de l'ASBL - est conditionnée à l'obtention d'une autorisation (de l'ONEM, du CPAS, ou de la Mutuelle, selon votre situation).
En effet, sauf les cas rares de mandats 'à titre onéreux' (pour lesquels les administrateurs·trices reçoivent un jeton de présence ), le mandat d'administrateur dans une ASBL est 'à titre gratuit' et légalement considéré comme du volontariat. C'est donc dans la loi sur le volontariat que l'on trouve les précisions et conditions concernant l'exercice d'un mandat d'administrateur en fonction de la situation de la personne concernée, et qui implique que l'on doit demander une autorisation préalable. Pour plus d'informations, consultez le site de la Plateforme francophone du Volontariat.
Quel est le nombre minimum de membres et d'administrateurs ?
Le Code des sociétés et associations fixe le nombre minimum d'administrateurs à trois. Cependant, par exception, s'il n'y a que deux membres à l'AG, alors, le nombre minimum d'administrateurs peut lui aussi être de deux, ce que nous ne recommandons cependant pas sur le plan de la bonne gouvernance.
Pour favoriser la bonne gouvernance au sein de l’association, nous recommandons :
- de fixer dans les statuts un nombre minimum de membres effectifs qui soit supérieur à 2 personnes.
- de disposer que 'Dans tous les cas, le nombre de membres effectifs est supérieur au nombre d’administrateurs'.
Un travailleur peut-il faire partie de l'AG et/ou de l'OA ?
La loi n'interdit pas qu'un salarié de la structure, ou un indépendant en relation avec elle, siège à l'OA ou à l'AG. Les statuts, le ROI, ou d'autres cadres internes peuvent cependant modaliser l'accès aux instances pour ces catégories de personnes. Si un travailleur salarié est également administrateur, il faudra cependant être prudent à l'effectivité du lien de subordination. Par ailleurs, et dans tout les cas, les mécanismes de conflits d'intérêts s'appliqueront.
