Combien de temps dois-je conserver les documents relatifs à ma structure ?
Tout d’abord, le RGPD impose de tenir un « registre de traitement » qui inclut, pour chaque donnée traitée, un délai de conservation. Cela veut donc dire qu’en principe aucun document ne peut être conservé de manière illimitée. Attention, le RGPD ne vise que les traitements de données à caractère personnel (qui concernent des personnes physiques), et donc cela ne concerne pas l’ensemble des documents de la structure.
En matière fiscale (impôt et TVA) le délai de conservation a été porté à 10 ans depuis le 1er janvier 2023. Précisément, le droit comptable indique que les livres légaux et les pièces justificatives (par ex les factures d’achat ou de vente, les tickets, notes de frais, etc.) sont à conserver durant 7 ans. Cependant, les règlementations liées à l’impôt (qui concernent donc toutes les structures) ou à la TVA imposent de conserver durant 10 ans tous les livres et documents qui pourraient servir de preuve en cas de contrôle fiscal (cela concerne donc les documents visés ci-dessus, mais aussi les fiches fiscales, etc.). A noter également que pour les biens d’investissement, le délai imposé par les règlementations TVA court jusqu’à 25 ans.
En matière sociale, les délais s’appliquant à la plupart des documents est de 5 ans (registre du personnel, comptes individuels, contrats de travail, DMFA, etc.). Cependant, comme précisé ci-dessus, les fiches fiscales relatives aux salariés sont à conserver durant 10 ans, ainsi que les documents en matière d’accident du travail.
Au total, et compte tenu de toutes ces durées de conservation, un délai de conservation général de 10 ans appliqué à tous les documents de la structure répondra à toutes ces exigences. Au-delà des exigences légales, ne perdez pas de vue que certains documents peuvent être conservés plus longtemps, en raison du fait qu’ils font partie de l’histoire de votre structure (par exemple des PV d’AG ou d’OA).
Qu’est-ce que le code NACE et à quoi sert-il ?
Le code NACE, ou « Nomenclature statistique des activités économiques dans la Communauté Européenne », renvoie à une classification des activités économiques menées par les entreprises. Concrètement, il s’agit d’une liste européenne des différents secteurs d’activité. Il y a un code par secteur et donc une même structure peut être associée à plusieurs codes si elle mène plusieurs activités relevant de secteurs différents. La liste de ces activités et les codes qui y sont associés peut-être notamment trouvée sur le site de STATBEL.
Chaque société dispose d’un code NACE, et concernant les ASBL ou les AISBL, seules celles qui sont identifiées à la TVA (et qui sont donc assujetties ou exemptées) et celles qui ont un numéro ONSS (et qui ont donc au moins un employé) se voient attribuer un code NACE. Afin de le vérifier, consultez la Banque Carrefour des Entreprises. Il est possible de modifier le code NACE via la plateforme "My Entreprise".
L’utilité de ces codes NACE est de plusieurs ordres. Notamment, ils servent à alimenter des statistiques économiques, ils permettent à la TVA ou à l’ONSS de définir les obligations précises de la structure, ils conditionnent l’accès à certaines aides, etc...
Peut on être à la fois salarié et indépendant pour la même structure ?
En principe, non, on ne peut pas être sous contrat de travail avec une structure et facturer en tant qu'indépendant à la même structure, sauf si les prestations sont complètement différentes (voir l'article 5bis de la Loi du 3 juillet 1978 relative aux contrats de travail). Par exemple, dans un Centre culturel, un comptable (salarié) qui travaille en soirée au bar du même Centre culturel (comme indépendant). A l'inverse donc, la loi interdit que l'on soit salarié et indépendant en lien avec la même structure, pour les mêmes prestations.
Par ailleurs, prudence :
- les prestations doivent être totalement différentes, car si elle apparaissent comme complémentaires, elles sont présumées l'être en application d'un contrat de travail sans que la preuve du contraire puisse être apportée (et donc risque de requalification des prestations d'indépendants en prestations de salariés, et donc fraude sociale).
- Etant donné que le contrat de travail est défini par la présence d'un lien de subordination, il faut pouvoir prouver dans les faits que les prestations en tant qu'indépendant ne font l'objet d'aucun lien de subordination.
La question de l'absence de lien de subordination doit évidemment toujours être vérifiée factuellement.
Peut on être à la fois salarié et volontaire pour la même structure ?
En principe, non, on ne peut pas être sous contrat de travail avec une structure et être volontaire pour la même structure, sauf si les prestations sont complètement différentes (voir l'article 5 de la Loi du 3 juillet 2005 relative aux droits des volontaires).
Par exemple, dans un Centre culturel, un comptable (salarié) qui travaille en soirée au bar du même Centre culturel (en tant que volontaire, et qu'il soit défrayé ou pas). A l'inverse donc, la loi interdit que l'on soit salarié et volontaire en lien avec la même structure, pour les mêmes prestations. Pour plus d'informations, consultez le site de la Plateforme francophone du Volontariat.
Je souhaite embaucher un nouveau travailleur : quelles sont les aides à l'emploi disponibles pour ma structure?
Dans les outils disponibles en comptabilité / fiscalité sur ce site, consultez la note "Réductions et aides à l'emploi".
Je suis employeur. Quelles sont mes obligations ?
La Boutique de Gestion vous propose une formation afin de vous donner le détail de toutes les obligations en tant qu'employeur : le contrat de travail, le règlement de travail, les vacances annuelles, les documents sociaux, les congés,....
Par ailleurs, ce tableau en pdf vous donne une vue synthétique de ces obligations.
Combien me coutera un nouveau collaborateur ?
Cela dépendra de beaucoup d'éléments comme les aides à l'emploi, le temps de travail, les barèmes, les avantages éventuels, l'ancienneté,...
Ce calcul n'est pas toujours évident à réaliser. Pour vous aider et vous autonomiser, La Boutique de Gestion propose une formation spécifique consacrée à l'établissement d'un budget de salaires.
Par ailleurs, l'équipe conseil peut également réaliser les calculs salariaux pour vous.
Je veux engager un nouveau collaborateur, comment élaborer un processus de recrutement adapté?
Recruter la personne idéale qui occupera la fonction de manière adéquate n'est pas un exercice facile. Il est donc primordial de préparer ce processus correctement dès le début.
Pour vous accompagner dans cette réflexion, 2 possibilités sont offertes par La Boutique de Gestion :
une formation d'une journée sur le sujet
Je suis employeur. La Boutique de Gestion peut-elle m'aider?
Oui !
Tout d'abord, La Boutique de Gestion peut s'occuper de la gestion salariale de votre structure. Notre service Gestion Salariale est décrit en détails sur cette page.
Ensuite, nous proposons un ensemble de formations sur la législation sociale : temps de travail, budget de salaires, obligations employeurs,... Ces formations, courtes et pratiques, vous permettront de gagner en autonomie et de comprendre le travail réalisé par votre bureau ou votre secrétariat social.
Quelle est la différence entre un ROI et un règlement de travail ?
Il est obligatoire d'adopter un règlement de travail (RT) dès l'engagement du premier salarié. Par contre, il ne faut pas confondre le RT et le règlement d'ordre Intérieur (ROI), qui lui, n'est pas obligatoire.
Le ROI est un complément des statuts, qui permet d'affiner le fonctionnement de la structure, et sa gouvernance. Les domaines d'activités des structures (ASBL, AISBL, coopératives, ...) et leurs modes de fonctionnement étant très variés, la Boutique de Gestion n'est pas en mesure de vous fournir un modèle de ROI. Cependant, vous pouvez consulter la "note sur le règlement d'ordre intérieur" disponible dans l'espace Outils / Documents en droit des asbl à télécharger.
Par ailleurs, n'hésitez pas à naviguer du côté de la page du service conseil pour un accompagnement personnalisé.
Le RT décrit les droits et obligations des travailleurs et de l'employeur en termes d'horaire, de vacances, de rémunération, etc.
Pour élaborer ce document, La Boutique de Gestion vous propose une formation sur la rédaction du règlement de travail ainsi qu'une note expliquant la procédure d'adoption, disponible dans Outils / Documents en droit du travail à télécharger, vous permettant de réaliser les démarches en toute autonomie.
Par ailleurs, vous pouvez également solliciter un accompagnement personnalisé par l'équipe conseil afin de vous guider pas à pas dans ce travail, ou afin de relire votre projet de RT ou votre RT actuel.
Comment écrire ou mettre à jour mon règlement de travail ?
Pour vous aider dans ces démarches, La Boutique de Gestion vous propose :
- Une formation de 2 jours qui vous donnera accès entre autre à un modèle de règlement de travail.
- Une procédure disponible sur notre site dans l'espace Outils / Documents en droit du travail, qui vous permettra de réaliser les démarches en toute autonomie.
- Un accompagnement personnalisé afin de vous guider pas à pas dans ce travail, ou afin de relire votre projet de règlement de travail. Pour cela, rendez-vous sur la page du service conseil de La Boutique de Gestion.
Un travailleur peut-il faire partie de l'AG et/ou de l'OA ?
La loi n'interdit pas qu'un salarié de la structure, ou un indépendant en relation avec elle, siège à l'OA ou à l'AG. Les statuts, le ROI, ou d'autres cadres internes peuvent cependant modaliser l'accès aux instances pour ces catégories de personnes. Si un travailleur salarié est également administrateur, il faudra cependant être prudent à l'effectivité du lien de subordination. Par ailleurs, et dans tout les cas, les mécanismes de conflits d'intérêts s'appliqueront.
