Combien de temps dois-je conserver les documents relatifs à ma structure ?
Tout d’abord, le RGPD impose de tenir un « registre de traitement » qui inclut, pour chaque donnée traitée, un délai de conservation. Cela veut donc dire qu’en principe aucun document ne peut être conservé de manière illimitée. Attention, le RGPD ne vise que les traitements de données à caractère personnel (qui concernent des personnes physiques), et donc cela ne concerne pas l’ensemble des documents de la structure.
En matière fiscale (impôt et TVA) le délai de conservation a été porté à 10 ans depuis le 1er janvier 2023. Précisément, le droit comptable indique que les livres légaux et les pièces justificatives (par ex les factures d’achat ou de vente, les tickets, notes de frais, etc.) sont à conserver durant 7 ans. Cependant, les règlementations liées à l’impôt (qui concernent donc toutes les structures) ou à la TVA imposent de conserver durant 10 ans tous les livres et documents qui pourraient servir de preuve en cas de contrôle fiscal (cela concerne donc les documents visés ci-dessus, mais aussi les fiches fiscales, etc.). A noter également que pour les biens d’investissement, le délai imposé par les règlementations TVA court jusqu’à 25 ans.
En matière sociale, les délais s’appliquant à la plupart des documents est de 5 ans (registre du personnel, comptes individuels, contrats de travail, DMFA, etc.). Cependant, comme précisé ci-dessus, les fiches fiscales relatives aux salariés sont à conserver durant 10 ans, ainsi que les documents en matière d’accident du travail.
Au total, et compte tenu de toutes ces durées de conservation, un délai de conservation général de 10 ans appliqué à tous les documents de la structure répondra à toutes ces exigences. Au-delà des exigences légales, ne perdez pas de vue que certains documents peuvent être conservés plus longtemps, en raison du fait qu’ils font partie de l’histoire de votre structure (par exemple des PV d’AG ou d’OA).
RGPD, comment me mettre en ordre ?
Depuis le 25 mai 2018, toute personne physique ou personne morale qui traite des données relatives à ces citoyens de l'Union européenne doit respecter le Règlement Général sur la Protection des données. Ce texte européen, qui a été implémenté en droit belge, remplace et renforce la législation sur les données à caractère personnel et concerne la quasi totalité des structures.
Pour vous aider à respecter cette législation, La Boutique de Gestion vous propose 2 formations sur cette thématique du RGPD.
