Quelles sont les mentions légales à reprendre sur une facture?
Une facture est un document comptable et juridique qui constate la créance d’un fournisseur envers un client (et la dette corrélative du client). Ce document doit contenir a minima les informations obligatoires requises par le Code de la TVA :
• La date d’émission de la facture (et la date de l'opération si elles diffèrent) ;
• Un numéro de facture unique émis par le fournisseur ;
• Le nom ou la dénomination sociale et l'adresse du siège de l'assujetti à la TVA (fournisseur) ainsi que ceux du client ;
• Le numéro d’entreprise (BCE) du fournisseur ;
• Le numéro d'identification à la TVA du fournisseur ;
• Une description claire de la quantité et de la nature des biens ou services fournis, ainsi que leur prix unitaire hors TVA ;
• Le taux et le montant de la TVA due, ou la mention claire de l'exonération (ex. : article 44 du Code de la TVA) ;
• Le délai de règlement, la date d’échéance et les coordonnées bancaires (IBAN).
Concernant les ASBL
L’émission d’une facture par une ASBL est obligatoire si elle :
- Exerce des activités commerciales de manière habituelle ;
- Est assujettie à la TVA ;
- Réalise des opérations de vente de biens ou de services à d’autres entreprises.
Une ASBL non assujettie à la TVA (ou réalisant des opérations exemptées sans droit à déduction en vertu de l'article 44) et qui souhaite émettre une pièce justificative comptable légitime émettra soit une facture, soit une note d'honoraires mentionnant son statut de non-assujettissement ou l'article d'exonération applicable.
Quelle est la différence entre un commissaire, un réviseur et un vérificateur aux comptes et quelles sont les ASBL qui doivent désigner ces fonctions?
Le réviseur d’entreprise est une profession réglementée et indépendante qui a comme objet le contrôle financier des entreprises en vue de contribuer activement à la transparence de leurs activités économiques. En fonction de la mission qui lui est confiée, le réviseur peut soit être mandaté en tant que commissaire, soit en tant que réviseur.
En tant que commissaire :
- Réaliser une mission d’audit légal des comptes annuels pour en attester la sincérité, la régularité et qu’ils donnent une image fidèle du patrimoine. Lorsque cet audit se réalise dans le cadre du Code des Sociétés et Associations (CSA – art. 3:98 et 3:99), afin de réaliser un contrôle des comptes annuels, le réviseur d’entreprises est alors nommé en sa qualité de commissaire. Le commissaire est obligatoirement désigné par l'AG (CSA art. 3:58), pour un mandat de 3 ans.
En tant que réviseur : - Réaliser une mission légale occasionnelle, telles que l’analyse d’apport en nature (donation d’un bâtiment, par exemple), ou analyser la situation d’une entreprise dans le cadre d’une fusion, scission ou dissolution.
- Être mandaté sur une base volontaire et contractuelle par l’ASBL pour réaliser une mission spécifique : analyse financière en vue de réaliser un emprunt, évaluation d’actifs, etc. Cette mission ne peut, théoriquement, pas être conjointe à une mission d’audit légal.
Dans le cadre de ces deux derniers types de missions, le réviseur est le plus souvent choisi et mandaté par l'OA, puisqu'il aide les administrateurs à parfaire la gestion financière de la structure.
Pour plus d’informations, consultez le site de l’institut des réviseurs d’entreprise.
Vérificateur aux comptes
Il n’y a pas de loi prévue pour définir la notion de Vérificateur aux comptes, celle-ci dépend donc des statuts de l’ASBL et des conditions qui y sont présentées. Dans la pratique, il peut s’agir d'une ou plusieurs personnes qui sont chargées d'examiner les comptes clôturés par l'OA, et avant la tenue de l'AG, pour aider les membres de l'AG à exercer leur contrôle sur l'OA.
Le vérificateur au compte, n'a pas besoin de justifier de compétences spécifiques pour exercer cette fonction mais des connaissances en comptabilités sont néanmoins bienvenues. Pour la bonne gouvernance, il est donc recommandé que le vérificateur soit désigné par l'AG, et qu'il ait des compétences en comptabilité et en gestion financière (et donc, cela pourrait être un expert-comptable agréé, ou un réviseur).
Comment savoir quelle nomination mon ASBL doit-elle réaliser ?
Les « nanos », « micros » et « petites » ASBL sont libres de mandater un vérificateur ou un réviseur. Cette liberté est parfois limitée par certains pouvoirs subsidiant qui conditionnent l’octroi de subsides à la révision des comptes par un vérificateur aux comptes ou un réviseur d’entreprise. Les « grandes » doivent mandater un commissaire pour la réalisation de la mission d’audit légal des comptes annuels.
Afin de déterminer la taille de votre ASBL, consultez le tableau « obligations comptables » disponible dans les « outils » sur notre site.
Combien de temps dois-je conserver les documents relatifs à ma structure ?
Tout d’abord, le RGPD impose de tenir un « registre de traitement » qui inclut, pour chaque donnée traitée, un délai de conservation. Cela veut donc dire qu’en principe aucun document ne peut être conservé de manière illimitée. Attention, le RGPD ne vise que les traitements de données à caractère personnel (qui concernent des personnes physiques), et donc cela ne concerne pas l’ensemble des documents de la structure.
En matière fiscale (impôt et TVA) le délai de conservation a été porté à 10 ans depuis le 1er janvier 2023. Précisément, le droit comptable indique que les livres légaux et les pièces justificatives (par ex les factures d’achat ou de vente, les tickets, notes de frais, etc.) sont à conserver durant 7 ans. Cependant, les règlementations liées à l’impôt (qui concernent donc toutes les structures) ou à la TVA imposent de conserver durant 10 ans tous les livres et documents qui pourraient servir de preuve en cas de contrôle fiscal (cela concerne donc les documents visés ci-dessus, mais aussi les fiches fiscales, etc.). A noter également que pour les biens d’investissement, le délai imposé par les règlementations TVA court jusqu’à 25 ans.
En matière sociale, les délais s’appliquant à la plupart des documents est de 5 ans (registre du personnel, comptes individuels, contrats de travail, DMFA, etc.). Cependant, comme précisé ci-dessus, les fiches fiscales relatives aux salariés sont à conserver durant 10 ans, ainsi que les documents en matière d’accident du travail.
Au total, et compte tenu de toutes ces durées de conservation, un délai de conservation général de 10 ans appliqué à tous les documents de la structure répondra à toutes ces exigences. Au-delà des exigences légales, ne perdez pas de vue que certains documents peuvent être conservés plus longtemps, en raison du fait qu’ils font partie de l’histoire de votre structure (par exemple des PV d’AG ou d’OA).
Qu’est-ce que le code NACE et à quoi sert-il ?
Le code NACE, ou « Nomenclature statistique des activités économiques dans la Communauté Européenne », renvoie à une classification des activités économiques menées par les entreprises. Concrètement, il s’agit d’une liste européenne des différents secteurs d’activité. Il y a un code par secteur et donc une même structure peut être associée à plusieurs codes si elle mène plusieurs activités relevant de secteurs différents. La liste de ces activités et les codes qui y sont associés peut-être notamment trouvée sur le site de STATBEL.
Chaque société dispose d’un code NACE, et concernant les ASBL ou les AISBL, seules celles qui sont identifiées à la TVA (et qui sont donc assujetties ou exemptées) et celles qui ont un numéro ONSS (et qui ont donc au moins un employé) se voient attribuer un code NACE. Afin de le vérifier, consultez la Banque Carrefour des Entreprises. Il est possible de modifier le code NACE via la plateforme "My Entreprise".
L’utilité de ces codes NACE est de plusieurs ordres. Notamment, ils servent à alimenter des statistiques économiques, ils permettent à la TVA ou à l’ONSS de définir les obligations précises de la structure, ils conditionnent l’accès à certaines aides, etc...
Quelles sont les obligations comptables liées à la taille de l'ASBL ?
Le Code de droit economique (CDE) et le Code des sociétés et des associations (CSA) déterminent les obligations comptables des ASBL.
Ces obligations varient en fonction de la taille de l'ASBL. Une ASBL peut être considérée comme "très petite", "Micro", "Petite" ou "grande/autre" ASBL et cela dépend du nombre d'ETP, des recettes récurrentes, et du patrimoine.
Le détail de ces obligations est repris dans un tableau récapitulatif disponible dans Outils / Documents en comptabilité et fiscalité à télécharger.
Comment élaborer mes outils de gestion : budget, plan de trésorerie, suivis subsides,…
Il n'existe pas de modèle type d'outils de gestion car ceux-ci doivent être adaptés aux besoins et réalités de chaque structure.
Pour vous aider dans l'élaboration des ces outils de gestion, 2 possibilités sont offertes par La Boutique de Gestion :
Quelles sont les différences entre une comptabilité simplifiée et comptabilité en partie double ?
La comptabilité simplifiée peut être utilisée par les (très) petites ASBL. Toutes les autres ASBL doivent tenir une comptabilité en partie double. Le tableau repris dans Outils / Documents en comptabilité et fiscalité à télécharger précise les obligations comptables en fonction de la taille de l'ASBL.
La comptabilité simplifiée est une comptabilité "de liquidités" qui ne se préoccupe que des mouvements d'argents (entrées et sorties) sur le compte en banque ou dans la caisse. Une note explicative ainsi qu'un fichier Excel permettant de tenir une comptabilité simplifiée est disponible aussi dans Outils / Documents en comptabilité et fiscalité à télécharger.
La comptabilité en partie double est une comptabilité "de consommation" qui ne se limite pas aux mouvements d'argent. Elle est établie à deux niveaux :
- tout d'abord, dès qu'une facture est reçue ou émise, elle est encodée dans la comptabilité indépendement que le paiement ait eu lieu,
- ensuite, lorsque le paiement est réalisé celui ci est également repris dans la comptabilité en partie double.
La Boutique de Gestion propose des formations sur la comptabilité en partie double.
Qu'est ce que la taxe patrimoniale pour une ASBL ?
C'est une taxe qui compense les droits de succession, qui ne peuvent être réclamés pour une personne morale.
Il s'agit en résumé :
- D'une taxe sur l'ensemble des biens dont l'ASBL est propriétaire si ceux-ci dépassent une valeur de 50.000 €
- Dont la déclaration est à déposer au bureau "Sécurité juridique" compétent pour le 31 mars de chaque année
Et dont la taxe est progressive:
- 0 % sur la première tranche de 50.000 €
- 0,15 % sur la tranche de 50.000,01 à 250.000 €
- 0,30 % sur la tranche de 250.000,01 à 500.000 €
- 0,45 % sur ce qui excède 500.000 €
Pour plus d'informations, et pour avoir accès au formulaire à remplir, consultez la page du SPF Finances.
Un exemple de formulaire de la déclaration pré-rempli est par ailleurs proposé sur le site de la Boutique de Gestion, dans l'espace Outils / Documents en comptabilité et fiscalité.
Quelles sont les obligations fiscales d'une ASBL ?
Sauf pour la "taxe patrimoniale", les obligations fiscales de l'ASBL ne sont pas liées à la forme juridique mais à la nature des activités que l'ASBL réalise, ainsi qu'à la manière dont ces activités sont réalisées. La Boutique de Gestion propose des notes et documents à télécharger dédiés aux obligations fiscales des ASBL.
La Boutique de Gestion peut-elle tenir notre comptabilité ?
Non mais nous proposons une liste de partenaires comptables spécialisés dans le non-marchand. Consultez la page partenaires.
