La BCE mentionne que ma structure a fait l'objet d'une radiation. Que cela signifie-t-il?
Le fait qu'elle soit radiée ne veut pas dire qu'elle n'existe plus. Il s'agit en fait d'une sanction administrative qui est liée au fait que le registre UBO n'est pas tenu à jour, ou au fait qu'il n'y a plus eu de publications depuis plusieurs années (et notamment en raison que toutes les ASBL et les SC, notamment ont du obligatoirement mettre leurs statuts en conformité au "Code des sociétés et associations" avant le 1er janvier 2024).
Il est recommandé d'agir au plus vite, en contactant le helpdesk de la BCE ou en contactant un comptable. Par ailleurs, si vos statuts n'ont pas été remis à jour depuis le 1er mai 2019, nous vous recommandons vivement de le faire, et notamment grâce aux outils disponibles sur ce site.
Faut-il être majeur pour être volontaire pour une ASBL, ou pour siéger à l'AG ou à l'OA ?
Toute personne majeure (18 ans et plus) est considérée comme ayant la capacité juridique. Néanmoins, pour certains actes (par exemple, des contrats étudiants, des contrats de bail ) on considère qu'un mineur pourrait déjà avoir la capacité juridique pour s'engager personnellement. C'est d'ailleurs largement le cas si un mineur désire faire du volontariat pour une ASBL, et pour plus d'informations à ce sujet, vous pouvez consulter le site de la Plateforme francophone du Volontariat.
Cependant, compte tenu de la responsabilité liée au mandat d’administrateur, que cette personne soit représentée ou pas par un majeur, il est cependant fortement déconseillé de nommer un mineur à l’OA. Par ailleurs, en cas d’action en responsabilité, le fait qu’il soit représenté par une autre personne, siégeant dans le même OA pourrait être vu comme aggravant sur le plan de l'appréciation de la faute.
A contrario, et étant donné le fait qu'il soit très peu probable qu'un membre de l'AG soit responsable, un mineur peut tout à fait être admis en cette qualité au sein d'une ASBL.
Quelles sont les formalités liées aux PV d'AG et d'OA?
Le CSA n'impose pas de forme concernant les procès verbaux des réunions de l'organe d'administration et des assemblées générales.
L'aspect important est surtout la responsabilité de l'OA, et qu'à ce titre, il veille à se ménager la meilleure preuve des décisions prises lors de ces réunions.
Dans Outils / Documents en droit des asbl à télécharger, des modèles de PV d'AG et d'OA sont disponibles.
Quelles sont les démarches pour constituer une ASBL en ligne ?
Il est possible de créer une ASBL en ligne via la plateforme "JustAct".
Pour plus d'information, consultez la note "Démarches pour la constitution d'une ASBL" dans notre espace Outils/Droit des ASBL ou consultez directement la plateforme "JustAct"
Qu'est-ce que le registre UBO et comment le remplir ?
Le registre UBO est lié à des règles européennes relatives à la prévention du blanchiment de capitaux, à la lutte contre le financement du terrorisme, et à la limitation de l’utilisation des espèces. Toute structure, ASBL, AISBL, fondation ou société doit obligatoirement remplir ce registre pour y encoder leurs ''bénéficiaires effectifs''.
Pour vous aider à remplir ce registre, La Boutique de Gestion a rédigé la note pdf : Démarches pour compléter le registre UBO
Comment réaliser la publication des statuts au Moniteur ?
Dans Outils / Documents en droit des asbl disponibles sur ce site, consultez dans la rubrique Fonctionnement la note "Démarches pour la modification des statuts".
Pour quand faut-il mettre ses statuts en conformité au CSA ?
Le «Code des sociétés et des associations» (ci-après «CSA») est entré en vigueur au 1er mai 2019.
Depuis le 1er janvier 2024 les statuts doivent obligatoirement être mis à jour afin d'être conforme au CSA
Quelles sont les formalités à accomplir pour le dépôt au greffe ?
La modification des statuts, les changements au niveau de la composition de l'OA ou encore le transfert du siège social font partie des hypothèses qui doivent apparaitre sur le site du Moniteur belge.
La Boutique de Gestion vous propose un ensemble d'outils qui vous guideront pour réaliser ces publications correctement : Outils / Documents en droit des asbl à télécharger.
Que faire si le montant qui a été payé au Moniteur en vue d'une publication n'est pas le bon ?
Si vous désirez réaliser une publication au Moniteur, vous devez présenter au greffe une seule et unique preuve de paiement mentionnant le montant complet. En effet, le Moniteur n'accepte pas les paiements complémentaires. En cas de paiement du montant erroné, il faut donc à nouveau payer intégralement le bon montant, et demander ensuite que le montant erroné soit remboursé en écrivant à l'adresse comptabilite.moniteur@just.fgov.be.
Les montants sont mis chaque année à jour le 1er mars, et sont repris sur la page frais de publication du Service Public Fédéral Justice.
Je suis membre et/ou administrateur d'une ASBL, puis-je être rémunéré ?
Oui, et précisément :
- Pour un membre (AG), il peut être rémunéré en tant que salarié ou indépendant, ou défrayé en tant que volontaire.
- Pour un administrateur (OA), le mandat est très généralement gratuit (non rémunéré). Ceci n'empêche donc pas que l'administrateur puisse être remboursé des frais qu'il engage dans le cadre de son mandat, ou qu'il puisse recevoir un défraiement forfaitaire conformément à ce qui est prévu dans le cadre du volontariat. Par ailleurs, son mandat peut être exercé "à titre onéreux", ce qui implique qu'il peut être rémunéré via jetons de présence (et selon le montant total annuel de ces jetons , il devra peut-être avoir le statut d'indépendant). Un administrateur peut également être salarié de l'association, mais pour des tâches distinctes de celles qu’il exécute dans le cadre de son mandat d'administrateur. Cela veut donc dire que pour ces tâches exécutées dans le cadre du contrat de travail, il pourra recevoir un salaire, et qu'à l'inverse, pour les réunions de l'OA, il ne pourra recevoir que des jetons de présence, ou exercer son mandat gratuitement (et en recevant éventuellement des défraiements).
Par ailleurs, trois balises légales doivent être impérativement respectées :
- La définition d'une ASBL, qui interdit l'enrichissement, et qui implique que les montants octoyés au membre ou à l'administrateur (salaires, revenus d'indépendants ou jetons) soient raisonnables.
- Les mécanismes légaux applicables aux conflits d'intérêts, qui ne s'appliquent qu'aux administrateurs, et qui impliquent que si un administrateur a un intérêt patrinonial relativement à une décision qui doit être prise par l'OA, il ne peut participer à cette décision (ex : un administrateur / consultant qui va devoir réaliser une mission pour l'ASBL).
- Si l'administrateur ou le membre est salarié de l'ASBL, le lien de subordination doit être réel, c'est à dire qu'il doit effectivement être placé sous l'autorité et le contrôle de son employeur, c'est à dire l'OA (par exemple, l’existence d’instructions provenant de l'OA, la justification par le salarié de ses heures d’absence, le fait d'adresser ses demandes de congé à l'OA, etc.).
Pour plus d'informations sur ces aspects, consultez nos formations en droit des ASBL.
Quelles sont les responsabilités des administrateur·trice·s ?
Les administrateur·trice·s ne contractent aucune obligation personnelle relativement aux engagements de l'association. L'article 2:56 du CSA précise par ailleurs qu'ils ne sont responsables que des fautes commises dans l'accomplissement de la mission qui leur a été confiée. En d'autres termes, en l'absence de faute et s'ils ont donc été prudents et diligents, le patrimoine des administrateurs ne peut être engagé. Par ailleurs, la responsabilité au sein de l'OA est dite "solidaire" en ce sens que tous les administrateur·trice·s sont responsables des décisions (ou des omissions) imputables à l'OA (la solidarité s'applique donc également à celui qui était absent lors de la réunion, ou celui qui a voté contre une décision, ou qui n'était pas au courant).
La meilleure manière de protéger la responsabilité des administrateur·trice·s est d'avoir un organe d'administration efficace. Pour cela, nous vous proposons une formation dédiée à un organe d’administration efficace.
Quelle est la différence entre une dissolution, une faillite et une fusion ?
La dissolution est opérée par une seule structure et elle est la décision de mettre fin à une personne morale (on parle alors de liquidation), et notamment de mettre fin à une ASBL ou une coopérative. Il existe trois types de dissolution : de plein droit (« à la suite d’un fait ou évènement défini par la loi ou les statuts »), judiciaire (par décision du tribunal de l'entreprise) et volontaire (par décision de l'AG). En principe, la dissolution suppose que la structure a encore assez d'actif pour apurer toutes ses dettes.
La fusion est opérée entre deux structures, et elle n'entraine pas de liquidation. Elle requiert notamment que les PV d’AG soient établis par acte authentique (c’est-à-dire devant notaire). Elle est organisée de deux manières : la fusion par absorption (lorsque l’une des deux structures fusionne avec la seconde) ou la fusion par constitution d’une nouvelle structure (lorsqu’il s’agit de créer une nouvelle entité, dans laquelle les deux structures apporteuses vont fusionner).
La faillite, qui s'applique à toutes les structures / entreprise (dont les ABSL ou les coopératives) qui comme le dit la loi "ont cessé (leurs) paiements de manière persistante et dont le crédit se trouve ébranlé". La faillite est prise en charge par le tribunal de l'entreprise. La procédure de faillite sera lancée soit sur aveu de l’entreprise concernée (qui avertira spontanément le tribunal de l’entreprise), soit sur plainte d’un ou plusieurs créanciers ou du ministère public. On parle donc de faillite lorsqu’une structure n'a plus assez d'actif pour apurer toutes ses dettes.
Etant donné que les procédures de fusion requièrent l'intervention d'une notaire, et que la faillite est décidée par le tribunal de l'entreprise, La Boutique de Gestion ne peut vous accompagner que dans le cadre d'une dissolution. Pour plus d'information, une note sur la dissolution est reprise dans Outils / Documents en droit des asbl à télécharger.
Comment organiser un CA ou une AG en présentiel ou à distance ?
Hormis la réunion en présentiel, qui offre toutes les garanties sur le plan de la gouvernance, le CSA prévoit deux autres modes de réunion, qui sont :
- La procédure écrite (par exemple via l'envoi d'un PV pré-écrit) et pour autant que la décision prise par écrit le soit à l'unanimité (il faut donc que tous les membres, ou que tous les administrateurs valident l'écrit). Sur le plan légal, le CSA prévoit cette procédure pour l'AG (article 9:14/1) et pour l'OA (article 9:9).
- La procédure par voie électronique (via un logiciel de videoconférence), et dans ce cas, les procédures (et notamment aux niveau des quorums de présence et de vote) sont les mêmes que pour une AG en présentiel. Sur le plan légal, le CSA prévoit cette procédure pour l'AG uniquement (article 9:16/1), et en conséquence, certains auteurs considèrent qu'une réunion d'OA ne peut avoir lieu par voie électronique. A notre sens, une réunion d'OA peut cependant avoir lieu par voie électronique si l'ensemble des administrateurs acceptent ce mode de réunion, et pour autant que la collégialité soit garantie.
Pour plus d'informations à propos de ces modes de réunion d'OA et d'AG, consultez l'article rédigé par La Boutique de Gestion sur les nouveaux modes d’organisation d’une AG.
Doit-on obligatoirement distribuer les rôles de "président", "trésorier", "secrétaire", etc... au sein de l'OA ?
Ni la loi de 1921 ni le CSA ne mentionnent ces rôles (président, trésorier, secrétaire) : il ne sont donc pas obligatoires et relèvent du fonctionnement interne de l'ASBL.
En principe, les statuts ne doivent donc pas les mentionner, sauf si la représentation de l'ASBL est liée à l'un de ces rôles (voir l'article concernant la "représentation générale" de notre modèle de statuts repris dans les Outils / Documents en droit des asbl à télécharger).
Par ailleurs, dans les publications au Moniteur, et si la représentation est liée à l'un de ces rôles, il faut indiquer qui à l'OA est président, ou secrétaire, etc. afin de pouvoir indiquer qui sont les personnes qui peuvent représenter l'ASBL.
Existe-t-il une description précise du rôle que doit jouer l'OA ?
Au niveau légal, la fonction de l'OA est de gérer et représenter l'association. Le CSA prévoit par ailleurs une répartition impérative des tâches entre OA et AG. Précisément, une liste définie de tâches incombant à l'AG est prévue dans ce texte (approbation des comptes, du budget, octroi de la décharge, nomination et révocation des administrateurs, etc.), qui dispose également que tout ce qui n'apparait pas dans cette liste revient à l'OA. La loi n'en dit pas plus, et c'est le plus souvent un ROI (ou tout autre cadre interne que l'on appellera comme on veut : règles de fonctionnement, charte, organigramme, etc.), qui permettra de préciser le rôle de l'OA ainsi que le rôle d'autres instances, ou d'autres personnes au sein de l'ASBL.
Etant donné que les domaines d'activités des ASBL, leurs enjeux humains et financiers, et leur fonctionnement interne sont très variés, le rôle de l'OA varie très fort d'une structure à l'autre.
Pour vous aider à clarifier le rôle de votre OA, contactez notre équipe conseil en droit des ASBL.
Comment fonctionne une ASBL ? Quelles sont ses droits et obligations ?
Une ASBL a un ensemble de droits et d'obligations, qui sont notamment liés au fonctionnement des deux organes obligatoires, à savoir l'AG et l'OA.
Pour tout savoir sur le fonctionnement d'une ASBL, n'hésitez pas à participer à la formation Comprendre le fonctionnement et les obligations administratives d’une ASBL.
Comment créer une ASBL ?
Pour créer une ASBL il faut entre autres :
- un but social conforme à la définition légale d'une ASBL
- un minimum de 2 membres fondateurs
Il faut par ailleurs rédiger des statuts qui doivent être déposés au tribunal de l'entreprise.
Une note explicative intitulée "démarches pour la constitution d'une ASBL" ainsi qu'un ensemble de documents utiles sont disponibles sur le site de La Boutique de Gestion dans l'onglet Outils.
La Boutique de Gestion ne propose pas d'accompagnement pour les porteurs de projet, Pour cela, vous pouvez contacter une agence conseil en Wallonie ou à Bruxelles.
Qu'est-ce que le "registre des membres effectifs" et comment le remplir ?
Le registre des membres effectifs est une obligation pour toute ASBL, et il reprend au moins les noms, prénoms et domicile des membres (et si le membre est une personne morale, le registre reprend la dénomination sociale, la forme juridique, le numéro d'entreprise et le siège social ainsi que les nom, prénoms de leur(s) représentant(s) personnes physiques).
Ce registre est une responsabilité de l'organe d'administration qui doit le tenir à jour, et il est conservé au siège social. Il peut être consulté par tous les membres effectifs.
Un modèle de registre des membres effectifs est proposé dans Outils / Documents en droit des asbl à télécharger.
Quelle est la différence entre un ROI et un règlement de travail ?
Il est obligatoire d'adopter un règlement de travail (RT) dès l'engagement du premier salarié. Par contre, il ne faut pas confondre le RT et le règlement d'ordre Intérieur (ROI), qui lui, n'est pas obligatoire.
Le ROI est un complément des statuts, qui permet d'affiner le fonctionnement de la structure, et sa gouvernance. Les domaines d'activités des structures (ASBL, AISBL, coopératives, ...) et leurs modes de fonctionnement étant très variés, la Boutique de Gestion n'est pas en mesure de vous fournir un modèle de ROI. Cependant, vous pouvez consulter la "note sur le règlement d'ordre intérieur" disponible dans l'espace Outils / Documents en droit des asbl à télécharger.
Par ailleurs, n'hésitez pas à naviguer du côté de la page du service conseil pour un accompagnement personnalisé.
Le RT décrit les droits et obligations des travailleurs et de l'employeur en termes d'horaire, de vacances, de rémunération, etc.
Pour élaborer ce document, La Boutique de Gestion vous propose une formation sur la rédaction du règlement de travail ainsi qu'une note expliquant la procédure d'adoption, disponible dans Outils / Documents en droit du travail à télécharger, vous permettant de réaliser les démarches en toute autonomie.
Par ailleurs, vous pouvez également solliciter un accompagnement personnalisé par l'équipe conseil afin de vous guider pas à pas dans ce travail, ou afin de relire votre projet de RT ou votre RT actuel.
Le ROI est-il obligatoire, et à quoi sert-il ?
Non, un ROI (ou "règlement d'ordre intérieur", ou tout autre cadre équivalent comme par exemple une charte) n'est pas obligatoire, sauf réglementations spéciales en fonction du domaine d'activité de la structure. Par contre, si un ROI est d'application, les statuts doivent le mentionner. Consultez notre modèle de statuts dans Outils / Documents en droit des asbl pour plus d'informations.
Le ROI est un complément des statuts, qui permet d'affiner le fonctionnement de la structure, et sa gouvernance. Les domaines d'activités des structures (ASBL, AISBL, coopératives, ...) et leurs modes de fonctionnement étant très variés, La Boutique de Gestion n'est pas en mesure de vous fournir un modèle. Cependant, vous pouvez consulter la "note sur le règlement d'ordre intérieur" disponible dans l'espace de téléchargement en droit des ASBL.
Par ailleurs, n'hésitez pas à contacter le service conseil pour un accompagnement personnalisé.
Combien coûte la publication au Moniteur belge ?
Les tarifs de publication sont mis à jour chaque année au premier mars, et sont consultables sur le site du Service Public Fédéral Justice.
Comment changer le nom de l'ASBL et publier cette modification ?
Dans Outils / Documents en droit des asbl disponibles sur ce site, consultez la note "Démarches pour le changement de dénomination de l'ASBL"
Comment transférer le siège social et publier cette modification ?
Dans Outils / Documents en droit des asbl disponibles sur ce site, consultez la note "Démarches pour le transfert du siège"
Comment modifier et publier la composition de l'OA/DGJ au moniteur?
Dans Outils / Documents en droit des asbl disponibles sur ce site, consultez les notes "Démarches pour la publication des mandats d'administrateurs" et "Démarches pour la publication des mandats de délégués à la gestion journalière"
Comment mettre les statuts en conformité au CSA?
Pour mettre vos statuts en conformité, La Boutique de Gestion peut vous aider de trois manières, qui sont détaillées dans l'article : La Boutique de Gestion continue de vous accompagner dans la mise en conformité de vos statuts.
La dénomination "organe d'administration" est-elle obligatoire ?
Non , vous pouvez continuer d'utiliser "conseil d'administration" mais pour une question de cohérence avec le CSA, nous vous conseillons d'utiliser la nouvelle terminologie, à savoir "organe d'administration".
Est-ce qu'un membre ou un administrateur qui a démissionné peut ensuite réintégrer l'AG ou l'OA ?
La démission est irrévocable dès le moment où elle est notifiée (dans un PV, oralement ou via un écrit comme un mail). Cela signifie que l’administrateur ou le membre qui a démissionné ne peut plus ensuite "revenir sur sa décision". Pour que ce dernier puisse à nouveau siéger à l’AG, il doit être admis selon les règles prévues dans les statuts, et pour pouvoir à nouveau siéger à l'OA, il doit être nommé par l’AG.
Est il obligatoire d'appliquer une cotisation pour les membres ?
La cotisation n'est pas obligatoire.
Par contre, si vous prévoyez une cotisation, les statuts doivent préciser le montant maximum et l'instance (AG ou OA) qui fixe la cotisation annuelle. Le montant peut être différent en fonction des catégories de membres, ou peut être différent en fonction des membres si calculé sur base de critères objectifs (ex : les communes membres de l'ASBL payent une cotisation au prorata du nombre d'habitants).
La démission d'un membre ou d'un administrateur est-elle immédiate ?
Pour un membre (AG) ou un administrateur (OA), une démission est effective dès qu’elle est notifiée (et donc, à la date du mail ou du PV par ex). L’AG (ou autre instance) n’a pas à accepter ou valider cette démission. Elle se contentera d’acter au moment de la réunion suivante. Cependant, si cette démission entraine que le nombre d'administrateurs à l'OA, ou le nombre de membres à l'AG tombe en dessous du minimum légal (3 administrateurs, ou 2 membres) ou statutaire, le démissionnaire devra attendre d’être remplacé.
A noter que si les statuts prévoient que la démission doit être acceptée pour être effective, ce type de disposition pourrait être considérée comme nulle, car contraire à la liberté d'association telle qu'édictée par la Loi du 24 mai 1921 (qui garantit que "Nul ne peut être contraint de faire partie d'une association ou de n'en pas faire partie.").
La démission prend donc cours dès notification par le démissionnaire, même si, concernant l'OA, elle ne sera opposable aux tiers qu'à partir du moment où elle est publiée au Moniteur (les tiers sont les personnes qui ne siègent pas à l’AG ou à l'OA, et donc celles qui sont "à l’extérieur" de l’ASBL).
Comment réaliser le dépôt de statuts rédigé en français et en néerlandais ?
Pour les dépôt en deux langues en Région de Bruxelles Capitale, il faut remplir un formulaire I en néerlandais et un formulaire I en français. Il faut aussi compléter un document qui vous permet de choisir soit le greffe francophone, soit le greffe néerlandophone. Toutes les informations relatives à ce type de dépôt sont reprises sur la page du site du Tribunal de l'entreprise francophone de Bruxelles.
Dans quelle langue faut il publier les statuts ?
La langue des statuts dépend de la langue officielle de la région linguistique où se situe le siège de votre structure. Pour toute autre question concernant l’emploi des langues, La Boutique de Gestion n'est pas compétente en ce qui concerne les règlementations linguistiques, et nous vous invitons à adresser vos questions au greffe compétent.
Peut on réaliser des publications par voie électronique?
Pour l'instant non, sauf pour la création d'une ASBL, qui est possible via Just-on-Web.
Pour toute modification ultérieure, que cela concerne une ASBL ou une société, il faut passer par le dépôt de formulaires papier via le greffe.
J'ai été désigné·e comme administrateur·trice d'une ASBL à mon insu, que faire ?
La désignation d'un administrateur a son insu implique qu'il y a eu un faux PV et l'usage de ce faux.
Dans ce cas, rien ne sert de démissionner puisque "L'administrateur·trice" n'a jamais été valablement nommé.
Nous recommandons de dénoncer cette situation à l'OA de l'ASBL concernée (par écrit : mail, courrier ou courrier recommandé) en lui demandant de bien vouloir procéder aux publications légales, et le cas échéant, de contacter un avocat.
J'ai été désigné comme administrateur·trice mais mon nom n'est pas encore publié, que faire ? J'ai démissionné et mon nom est encore au Moniteur, que faire ?
La nomination ou la révocation d'un administrateur est effective dès la prise de décision par l'Assemblée Générale.
La démission, quant à elle, est effective dès sa notification (par ex, par l'envoi d'un mail ou d'un recommandé, ou reprise dans un PV).
La publication au Moniteur belge (et à la BCE) permet d'informer les tiers de cette décision. Par conséquent, tant que la publication n'est pas réalisée :
- En cas de désignation : l'administrateur peut participer aux réunions de l'Organe d'Administration mais ne peut pas poser d'actes "vers l'extérieur" ou représenter l'association (par ex en signant une convention, ou en se connectant avec sa carte d'identité au nom de l'ASBL);
- En cas de révocation ou démission : l'administrateur ne peut plus participer aux délibérations de l'OA, mais ses actes extérieurs pourraient encore engager la responsabilité de l'ASBL (les tiers peuvent encore valablement penser qu'il est administrateur de l'ASBL).
La loi prévoit un délai d'un mois à compter de l'AG pour le dépôt au greffe.
Que faut-il faire si nous avons oublié de reconduire les mandats de nos administrateurs, ou s'ils siègent encore alors que leur mandat est écoulé ?
Tant que les administrateurs n'ont pas été remplacés, ils doivent assurer la gestion et la représentation de l'ASBL et restent donc bien administrateurs de l'ASBL, tant pour l'interne (AG, OA) que pour l'extérieur (vers les tiers).
Comment révoque-t-on un administrateur ?
La loi (article 9:12 CSA) prévoit que la révocation est, de manière impérative, décidée par l'AG. Il s'agit donc d'une délibération de l'AG à propos de cette révocation, qui est suivie d'un vote. Pour le reste, on ne trouve pas plus d'indications dans le CSA.
Pour révoquer un administrateur, il faut donc suivre ce qui est prévu par les statuts en se référant aux quorums prévus en AG (quorums de présence et quorum de vote). Par ailleurs, comme pour toute autre AG, une convocation devra être envoyée dans le respect du délai légal, et reprenant expressément la révocation à l'ordre du jour.
Quelle est la valeur d'un PV qui n'est pas approuvé ?
L'approbation du procès-verbal vise à confirmer que l’écrit archivé est bien conforme à ce qui a été décidé lors de la réunion d'AG ou de l'OA. Dès qu'une décision est prise, elle sort ses effets sur le plan juridique (et même si le PV est finalisé quelques temps près). Donc, ne pas approuver un PV ne revient pas à annuler les décisions qui ont été prises, et pour preuve, certaines décisions sont mises en application dès la fin de la réunion.
Contester le contenu d'un PV, ou en refuser l'approbation doit donc se limiter à des aspects formels d'archivage (le PV est-il correctement rédigé, et atteste-t-il correctement des discussions qui ont eu lieu, et des décisions qui ont été prises ?). Pour éviter tout doute, nous recommandons la rédaction du PV en direct lors de l'AG ou de l'OA (partage d'écran via projecteur ou logiciel de videoconférence) : le PV sera ainsi approuvé "en direct", et au plus tard dès la fin de la séance.
Puis-je établir le siège de mon ASBL à mon domicile ?
Le siège social peut être établi au domicile sans conséquence sur votre situation personnelle. Si vous êtes locataire, demandez cependant l'autorisation au propriétaire.
Peut-on faire partie d'une ASBL en tant que demandeur d'emploi, bénéficiaire du revenu d'intégration ou d'indemnités de sa mutuelle ?
Vous pouvez de toute façon faire partie de l'AG, en tant que membre.
Par contre, la participation à l'OA en tant qu'administrateur·trice - et donc à la gestion de l'ASBL - est conditionnée à l'obtention d'une autorisation (de l'ONEM, du CPAS, ou de la Mutuelle, selon votre situation).
En effet, sauf les cas rares de mandats 'à titre onéreux' (pour lesquels les administrateurs·trices reçoivent un jeton de présence ), le mandat d'administrateur dans une ASBL est 'à titre gratuit' et légalement considéré comme du volontariat. C'est donc dans la loi sur le volontariat que l'on trouve les précisions et conditions concernant l'exercice d'un mandat d'administrateur en fonction de la situation de la personne concernée, et qui implique que l'on doit demander une autorisation préalable. Pour plus d'informations, consultez le site de la Plateforme francophone du Volontariat.
Que faire si le nom de l'un des administrateurs n'est pas repris à la BCE alors qu'il est bien au publié Moniteur ?
Ce cas de figure peut se présenter, notamment s'il y a eu :
- une erreur lors du dépôt du formulaire 2 au greffe
- une erreur de la BCE lors de l'encodage
La solution la plus simple est de faire part de l'erreur au helpdesk BCE afin de régulariser la situation.
Quelle est la différence entre une association de fait et une ASBL ?
Une ASBL a la personnalité juridique dès publications de ses statuts. Il en va de même pour une AISBL, une fondation, et pour les sociétés comme les SC, SA ou SRL. Il s'agit de personnes morales qui ont des droits et des obligations (elles possèdent un patrimoine, elles peuvent être partie à une convention, elles peuvent avoir des dettes ou des créances, etc.), qui sont donc bien séparés des droits et obligations des personnes physiques qui oeuvrent en son sein.
Une association de fait n'a pas la personnalité juridique, et donc, dans ce cas, les droits et obligations des personnes physiques qui en font partie se confondent avec les droits et obligations de l'association de fait. La conséquence est que dans ce cas, les personnes physiques sont directement responsables des engagements pris par l'association de fait, et ce, de manière illimitée.
Pour un résumé de ces différentes formes juridiques, consultez le site du SPF Justice.
Comment trouver l'adresse du greffe dont dépend ma structure ?
Consultez le site "Compétence territoriale" du SPF Justice.
Une fois que vous avez introduit le code postal de votre structure, allez vers "Tribunal de l'entreprise" et rendez vous sur le site internet du tribunal. Sur la page du tribunal de l'entreprise, cliquez sur "greffe", puis sur "registre des personnes morales" pour trouver les coordonnées précises.
Quel est le nombre minimum de membres et d'administrateurs ?
Le Code des sociétés et associations fixe le nombre minimum d'administrateurs à trois. Cependant, par exception, s'il n'y a que deux membres à l'AG, alors, le nombre minimum d'administrateurs peut lui aussi être de deux, ce que nous ne recommandons cependant pas sur le plan de la bonne gouvernance.
Pour favoriser la bonne gouvernance au sein de l’association, nous recommandons :
- de fixer dans les statuts un nombre minimum de membres effectifs qui soit supérieur à 2 personnes.
- de disposer que 'Dans tous les cas, le nombre de membres effectifs est supérieur au nombre d’administrateurs'.
Un travailleur peut-il faire partie de l'AG et/ou de l'OA ?
La loi n'interdit pas qu'un salarié de la structure, ou un indépendant en relation avec elle, siège à l'OA ou à l'AG. Les statuts, le ROI, ou d'autres cadres internes peuvent cependant modaliser l'accès aux instances pour ces catégories de personnes. Si un travailleur salarié est également administrateur, il faudra cependant être prudent à l'effectivité du lien de subordination. Par ailleurs, et dans tout les cas, les mécanismes de conflits d'intérêts s'appliqueront.
Comment vérifier et modifier les publications au Moniteur belge et à la BCE (Banque Carrefour des Entreprises) ?
Concernant le Moniteur, les publications se vérifient en ligne via le moteur de recherche de "L'annexe personnes morales".
Pour mettre à jour les publications, vous devez donc déposer auprès de votre greffe un "formulaire 1" contenant les extraits d'AG ou d'OA concernés. Pour plus d'informations concernant les démarches à suivre pour ces publications et les formulaires, consultez les "Documents utiles" sur notre site.
Vous pouvez également contacter le greffe dont dépend votre structure via le site "Compétence territoriale" du SPF Justice.
Concernant la BCE (ou "Banque-Carrefour des Entreprises"), les publications se vérifient en ligne via le moteur de recherche "Public search".
Pour mettre à jour les publications, vous devez donc déposer auprès de votre greffe un "formulaire 2" avec les données à jour. Pour plus d'informations concernant les démarches à suivre pour ces publications et les formulaires, consultez les "Documents utiles" sur notre site
Pour la BCE, vous pouvez également contacter le helpdesk.
La modification de la composition de l'OA implique-t-elle une modification des statuts ?
Non, les statuts ne reprenant pas les noms, prénoms, etc. des personnes qui siègent à l'OA, il s'agit de deux choses différentes. Vous pouvez donc publier les changements de composition de votre OA, sans devoir entreprendre et publier une révision statutaire.
